En la vida de una empresa puede surgir en muchas ocasiones la necesidad de instalar un programa informático para mejorar los procesos y llevar un control más exhaustivo de toda la gestión. Esta necesidad puede surgir por multitud de factores, peo sea cual sea, supone una decisión importante que no siempre es fácil de tomar.
Lo primero que surge es el miedo al cambio y además con una inversión económica de por medio es razonable, ya que las metodologías de trabajo se deberán revisar y adecuar a unos procesos que optimicen los resultados. El uso de nuestra “fantástica” hoja de Excel debe formar parte del pasado y el salto a una nueva tecnología será clave para el crecimiento de nuestro negocio y al aumento de los ingresos como resultado.
Antes de dejarnos influenciar por la gran cantidad de programas que existen, debemos analizar que procesos nos gustaría mejorar. Este análisis debemos hacerlo conjuntamente con una empresa informática con experiencia en nuestro sector, ya que nos podrá ofrecer soluciones ya testeadas en multitud de proyectos realizados anteriormente. Esa empresa informática analizará cómo mejorar los procesos y como adecuar el programa informático de manera que el rendimiento de nuestro negocio mejore sustancialmente.
Una vez realizado el análisis hay que valorar las diferentes opciones de programa informático. No debemos dejarnos llevar por caros programas informáticos. No por ser más caro o el más utilizado, se va a adecuar a nuestros procesos. A menudo se implementan programas con unas características impresionantes pero que se quedan grandes y encima nos supone un desembolso económico innecesario. Por ese motivo debemos analizar con exactitud lo que necesitamos.
Cuando ya hemos elegido programa, debemos estudiar cómo se realiza la transición de un programa a otro en el caso de ser un cambio de sistema. En caso de ser un primer programa este es un proceso que nos ahorramos y que facilita mucho las cosas.
La transición puede realizarse de manera que los dos sistemas trabajen en paralelo, mientras poco a poco se van “derivando” procesos al nuevo sistema, o por otro lado se puede hacer un cambio más inmediato, empezando a utilizar el nuevo sistema desde un principio. Esto vendrá dado por la dificultad del uso del mismo y la curva de aprendizaje de los operarios que lo vayan a utilizar.
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-Okume Europea, SL-
